Analisis Jabatan.

Analisis jabatan merupakan suatu proses yang menggambarkan informasi tentang perilaku orang yang akan menduduki jabatan (pekerjaan) dan aktivitas pekerjaannya. Umumnya, informasi yang digambarkan atau dicatat mencakup tujuan pekerjaan, kewajiban atau kegiatan utama yang harus dilakukan sipelaku/pemangku pekerjaan, dan syarat-syarat yang harus dipunyai oleh si pelaku pekerjaan.

Berdasarkan hasil analisis jabatan, uraian tugas (job discription) dapat disusun dan sepesifikasi jabatan dapat dikembangkan untuk menguraikan apa yang akan dilakukan oleh pelaku pekerjaan, maupun pengetahuan, ketrampilan serta kemampuan (knowledge, skills and abilities/KSAs), dan karakteristik lain yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.
Apa yang terjadi pada seseorang di tempat kerja banyak bergantung pada pekerjaan yang tengah mereka jalani, atau job yang mereka kehendaki, atau kedua-duanya.

Tujuan dan Arti Penting Analisis jabatan
Apa yang terjadi pada seseorang di tempat kerja banyak bergantung pada pekerjaan yang tengah mereka jalani, atau job yang mereka kehendaki, atau kedua-duanya.
Sebagai contoh, prosedur rekrutmen, metode seleksi, pengukuran kinerja, program pelatihan, serta kompensasi, semuanya dirancang sesuai kebutuhan pekerjaan. Agar praktek manajemen sumber daya manusia bisa lebih efektif, pekerjaan harus dipahami dengan jelas baik oleh perusahaan maupun pelakunya.

Analisis jabatan juga bermanfaat dalam pencapaian sejumlah tujuan khusus berikut ini:
 Menyediakan informasi pekerjaan yang realistis bagi para pelamar kerja mengenai kewajiban, kondisi kerja, dan persyaratannya.
 Mengidentifikasi hubungan antara supervisor dan bawahannya.
 Memberi bantuan dalam menentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-tugas yang terkait.
 Menyediakan landasan informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan mengenai karyawan sesuai Undang-undang.
 Menentukan arti penting dan waktu yang diperlukan seorang karyawan.
 Dipergunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karir, dan pengembangan karir.
 Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu pekerjaan, dan oleh karena itu bermanfaat untuk memelihara kewajiban upah baiksecara eksternal maupun internal.
 Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan.
 Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang tidak perlu selama berlangsungnya marger, akuisisi, dan perampingan.
 Mengarahkan supervisor dan para pemegang jabatan dalam menulis referensi dan menyiapkan resume, baik pada waktu keluarnya karyawan maupun pada waktu mencari karyawan baru.
 Pada saat organisasi baru didirikan dan program analisa jabatan baru pertama kali dilakukan.
 Menyediakan informasi pekerjaan yang realistik bagi para pelamar kerja mengenai kewajiban, kondisi kerja dan persyaratan.
 Mengidentifikasi hubungan antara supervisor dengan karyawan dalam menetapkan tugas dan tanggung jawab karyawan.
 Memberi bantuan dalam menentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-tugas yang berkaitan.
 Digunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karier, dan pengembangan karier.
 Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu pekerjaan, dan oleh karena itu bermanfaat untuk memelihara kewajaran gaji atau upah baik secara eksternal maupun internal.
 Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan.
 Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang tidak perlu selama berlangsung merger, akuisisi, dan perampingan karyawan.










Gambar: 6.. Hubungan dan Aspek-aspek Analisis Jabatan


















Hubungan antara analisis jabatan, diskripsi jabatan (uraian tugas), dan spesifikasi jabatan. gambar/peraga berikut.




























Informasi yang diperlukan di dalam melakukan analisis jabatan.
1. Aktivitas pekerjaan, dapat meliputi:
a. Aktivitas yang berorientasi pada pekerjaan
1. aktivitas atau proses yang dikerjakan
2. prosedur pelaksanaan
3. tanggung jawab dan pertanggungjawaban pribadi karyawan
b. Aktivitas yang berorientasi pada orang.
1. perilaku yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan seperti; kepekaan, pengambilan keputusan, gerakan tubuh, komunikasi.
2. tuntutan pribadi pelaksana.
2. Mesin, alat kerja, equipment, dan alat bantu kerja lain yang digunakan.
3. Hal-hal khusus;
a. material yang diproses
b. produk yang dibuat
c. pengetahuan yang diperlukan
d. layanan yang diberikan
4. Kinerja;
a. cara pengukuran kerja
b. standar kerja
c. analisis kesalahan
d. aspek-aspek lain
5. Konteks jabatan;
a. kondisi lingkungan fisik
b. skedul kerja
c. konteks organisasi
d. konteks sosial
e. insentif (finansial non finansial)
6. Syarat-syarat pribadi;
a. pengetahuan atau ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan, seperti; pendidikan, pelatihan yang pernah diperoleh, pengalaman kerja.
b. atribut pribadi, seperti; sikap, kepribadian, karakteristik fisik, minat ( preferensi).

Diskripsi jabatan.
Adalah memberikan informasi tentang tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu yang harus dilaksanakan secara tertulis. Format diskripsi jabatan tidak standard. Karenanya, setiap organisasi akan memiliki diskripsi jabatan yang berbeda – beda. Walau bagaimana, sebagian besar diskripsi jabatan terdiri dari tiga hal yaitu: (1) Job Title, (2) Job Identification, (3) Job Duties.
Spesifikasi jabatan kadang dibuat menjadi satu dengan diskripsi jabatan. Jika demikian , maka spesifikasi jabatan dibuat sebagai suatu kesimpulanm diskripsi jabatan tersebut.

Job Title, sangat penting karena memiliki pengaruh psikologik berkenaan dengan status seorang pekerja. Jika memungkinkan job title dapat mengidentifikasi macam pekerjaan yang harus dilakukan.

Job Identifications, pada umumnya disusun setelah menetapkan job title. Job identification meliputi beberapa hal seperti lokasi (departemen) pekerjaan/jabatan, kepada siapa pemangku jabatan bertanggung jawab, dan tanggal terakhir deskripsi jabatan direvisi. Kadang-kadang juga mencakup kategori gaji/upah, jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut, dan jumlah pekerja yang bekerja di departemen yang bersangkutan.

Job Duties, adalah pernyataan-pernyataan yang menyebutkan tugas-tugas yang harus diemban yang biasanya diurutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. Pernyataan – pernyataan tersebut harus mengindikasikan bobot atau nilai masing-masing tugas. Biasanya, walaupun tidak selalu , bobot atau nilai ditunjukkan dengan proporsi waktu yang dibutuhkan.

Dalam banyak cara, uraian tugas berperan sebagai bagian dari kontrak tertulis yang mengatur hubungan kerja (employment relationship). Para karyawan menggunakan uraian tugas sebagai pedoman perilaku mereka, mengarahkanenergi mereka pada aspek-aspek pekerjaan yang tampaknya paling penting. Para supervisor menggunakan uraian tugas dalam mengevaluasi kinerja dan memberikan umpan balik. Oleh karena itu, suatu uraian tugas perlu mewakili gambaran yang lengkap, antara lain:
 Job title (nama atau sebutan pekerjaan) mendefinisikan suatu kelompok posisi yang dapat saling dipertukarkan (identik) sesuai tugas-tugas penting mereka. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dengan 50 asisten akuntansi memiliki 50 posisi (jabatan) akuntansi namun mungkin memiliki kurang dari lima tugas kerja yang dapat dilihat. Job titles dapat memberdayakan jika tidak dikaitkan secara tepat dengan tugas kerja, yang akibatnya akan menciptakan masalah bagi perusahaan. Sebagai contoh, jika pekerjaan dalam berbagai departemen secara keliru menggunakan nama (title) yang sama tetapi pada kenyatannya melibatkan tugas yang berbeda, si karyawan mungkin suatu saat dipindahkan secara tidak tepat ke pekerjaan yang tidak bisa dilakukannya.
 Departemn atau divisi menunjukkan letakpekerjaan dalam perusahaan.
 Tanggal analisis pekerjaan menunjukkan kapan uraian tugas disiapkan dan apakah harus diperbarui. Suatu uraian tugas yang didasarkan pada analisis jabatan yang dilakukan mendahului perubahan besar apapun dalam pekerjaan, tidak banyak membawa manfaat.
 Ringkasan tugas (job summary), merupakan abstraksi dari pekerjaan; dapat digunakan dalam penempatan karyawan (job posting), iklan lowongan pekerjaan, dan survei gaji.
 Supervisi yang diterima dan diberikan mengidentifikasikan hubungan pelaporan. Jika supervisi diberikan, kewajiban yang terkait dengan supervisi tersebut harus diperinci menurut pekerjaan yang dilakukan.
 Pelaksanaan kerja mengidentifikasikan kewajiban dan menggarisbawahi tugas pokok yang membentuk suatu pekerjaan. Tugas (task) merupakan sesuatu yang dilakukan oleh karyawan atau tindakan yang diambil untuk menghasilkan produk atau jasa. Kewajiban (duties) adalah sekumpulan tugas yang selalu berulang dan tidak dianggap remeh. Untuk keperluan informasi yang maksimal, kewajiban harus diperingkatkan menurut waktu yang dipakai serta prioritas kepentingannya; kewajiban mungkin hanya memerlukan sedikit waktu untuk menyelesaikannya, namun sangat penting bagi keberhasilan pekerjaan.

Uraian Tugas
Nama : Asisten pinjaman korporasi. Departement: Corporate Banking
Tanggal : Januari 2004 Lokasi : Kantor Pusat

Hubungan:
Bertanggung jawab kepada: Corporate Account Officer A atau AA, atau Senior Corporate Account Officer B atau BB.

Staf bawahan : tidak ada
Kontak internal lain: Berbagai tingkat manajemen di Bagian Perbankan korporasi.
Kontak Eksternal : Nasabah utama bank.
Rangkuman:
Membantu mengatur administrasi rekening komersial guna menjamin pemeliharaan hubungan dengan pihak bank.

Wewenang
A. Analisis Kredit (Mingguan)
Di bawah pengarahan seorang Ioan officer yang mengawasi: Melakukan analisis terhadap riwayat perusahaan, posisi industrinya, kondisi saat ini, prosedur akunting, dan persyaratan kredit. Melakukan review atas laporan kredit, dengan meringkas analisis dan merekomendasikan tindakan untuk calon peminjam yang potensial. Melakukan review dan membuat ringkasan kinerja peminjaman yang ada saat ini dengan membuat dan menindaklanjuti laporan kredit dan Lembar Kesesuaian Perjanjian Credit.
B. Operasi (Mingguan)
Membantu nasabah mangatasi amasalah dan kebutuhan yang berhubungan dengan bank. Memberikan informasi kredit nasabah pada pihak-pihak yang sah. Melakukan analisis pada account profitability dan kesesuaian dengan susunan neraca. Menyampaikan hasilnya pada nasabah. Memberikan penghargaan pada Bagian Pencatatan Pinjaman, dalam penerimaan dan pembayaran dana dan dalam pembukuan pinjaman. Mengoreksi kesalahan internal.
C. Dokumentasi Kredit (Mingguan)
Membuat dokumentasi kredit yang diperlukan. Membantu nasabah melengkapi dokumen kredit. Memeriksa dokumen kredit segera setelah akad kredit demi kelengkapan dan akurasi.
D. Sistem Informasi/Laporan
Menyiapkan laporan kredit, menggambarkan dan menganalisis hubungan nasabah dan komitmen kredit; menyiapkan input ke dalam sistem informasi. Memantau akurasi laporan kredit.
E. Hubungan Nasbah/Internal (Mingguan)
Membina hubungan dengan nasabah dengan berusaha mengenal produk, fasilitas, dan industri mereka. Berkomonikasi dengan nasabah dan bank lain untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan pinjaman dan menjawab berbagai pertanyaan. Menyiapkan laporan mengenai nasabah dan kontakdengan prospek kontak dan tindak lanjutnya. Membuat memo mengenai kejadian-kejadian yang mempengaruhi nasabah dan prospek.
F. Assisten Officer (Bulanan)
Membantu pejabat yang diberi tugas dengan menyiapkan informasi pendukung kredit, menulis ringkasan hubungan dengan nasabah, dan mendampingi kunjungan atau melakukan kunjungan sendiri. Melakukan pementauan rekening dan melakukan review serta memelihara file kredit dengan sebaik-baiknya. Melakukan koordinasi aliran dokumen ke bank yang terkait dengan pinjaman. Menjawab pertanyaan atau permintaan nasabah saat pejabat yang berwenang tidak berada di tempat.
G. Asisten Divisi (Bulanan)
Mewakili bank dalam kegiatan industri. Mengikuti perkembangan industri/ wilayah. Membantu Manajer Divisi merencanakan pendekatan divisi dan prospek untuk bisnis baru. Mewawancarai para pelamar posisi Loan Assistant. Menyiapkan pendukung/ pengganti jika pejabat yang berwenang tidak ada ditempat.
H. Pengetahuan dan Ketrampilan.
Item yang diberi tanda bintang (*) akan diajarkan pada pekerjaan. Ketrampilan komunikasi lisan, termasuk mendengarkan dan mengajukan pertanyaan. Ketrampilan akuntansi tingkat menengah. Ketrampilan menulis. Ketrampilan melakukan riset/membaca untuk memahami dokumen-dokumen keuanagn atau hukum. Ketrampilan organisasi atau analitis. Ketrampilan sosial untuk mewakili Bank dan meningkatkan citranya. Ketrampilan penjualan. Pengetahuan mengenai kebijakan kredit dan pelayanan Bank.* Ketrampilan menggunakan terminal komputer di bank. * Pengetahuan istilah-istilah hukum yang berkaitan dengan perbankan. Ketrampilan bekerja mandiri. Efisiensi kerja dibawah tekanan. Ketrampilan menjadi penghubung (interfacing). Pengetahuan dasar-dasar keuangan perusahaan.
I. Karakteristik Fisik
Mampu membaca angka dan huruf cetak berukuran kecil. Mendengar pembicara dari jarak 20 kaki. Berbicara (berpidato) pada lima orang pendengar. Mengunjungi fasilitas nasabah (termasuk naik tangga). Menggunakan tangan dan jari untuk menulis, menggunakan kalkulator.
J. Karakteristik Lain
Mempunyai SIM. Bersedia untuk: sekali-sekali bekerja lembur dan bekerja pada akhir pekan, melakukan perjalanan keluar negeri setiap tiga bulan sekali atau perjalanan lokal setiap pekan.





Kemitraan dalam Analisis Jabatan

Manajer Lini
Bekerja dengan manajer SDM untuk menentukan perlunya sebuah pekerjaan untuk dianalisis ulang

Membantu memutuskan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan analisis jabatan dan untuk tujuan apa.

Membantu mengidentifikasi pemegang jabatan untuk ber aprtisipasi dalam analisis jabatan.


Menyediakan dokumen teknis bagi analis jabatan.


Berpartisipasi dalam analisi jabatan lewat wawancara dan kuisioner.

Membantu partisipasi pemegang jabatan dalam analisi jabatan. Profesional SDM
Berkomunikasi dengan manajer lini dan karyawan mengenai pentingnya analisis jabatan

Bekerja untuk manajer lini untuk menentukan apakah pekerjaan perlu dianalisis atau dianalisis ulang dan untuk tujuan apa.

Bertindak sebagai ahli analisis jabatan, atau membantu menyeleksi pihak luar untuk melakukan analisis jabatan.
Memastikan bahwa manajer lini dan karyawan sadar terhadap pertimbangan hukum.

Menyiapkan uraian tugas dengan anajer lini dan karyawan. Karyawan
Memahami tujuan dan arti penting analisi jabatan

Membantu para manajer lini mengenali kapan perubahan utama dalam suatu pekerjaan mengindikasikan perlunya analisis atau analisis ulang.



Metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan
Seperti halnya banyak sumber yang menyediakan informasi mengenai pekerjaan, banyak metode digunakan untuk memperoleh informasi tersebut. Empat metode yang umum adalah observasi, wawancara, kuisioner, dan buku harian.

Tehnik Analisis Jabatan yang Spesifik:
Analisis Metode
Analisis metode memfokuskan perhatian pada analisis unsur-unsur pekerjaan, yaitu komponen terkecil yang bisa diidentifikasi dari sebuah pekerjaan. Metode ini digunakan untuk menilai gerakan kecil guna mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang tidak efisien dari seorang karyawan atau kegiatan yang menyebabkan ketegangan yang tak semestinya.
 Bagan Proses Alur (Flow Process Chart)
Bagian proses ini digunakan untuk menguji urutan keseluruhan dari suatu operasi dengan memusatkan perhatian pada gerakan seorang operator atau bagan alur materialnya. Bagan alur ini telah digunakan di rumah sakit untuk memantau gerakan pasien-- di toko-toko swalayan untuk mengamati proses keluarnya barang (chek out), di pabrik untuk memantau perpindahan barang dari mesin ke mesin, di bank untuk memantau urutan yang berhubungan dengan pemrosesan suatu dokumen dan secara umum untuk memantau interaksi supervisor --pemegang jabatan selama berlangsungnya wawancara penilaian kinerja karyawan. Bagan-bagan ini dapat menjadi sangat bermanfaat dalam upaya mendesain ulang atau mereka yasa ulang kerja seorang karyawan, kelompok, atau kinerja perusahaan.
 Bagan Mesin Pekerja
Bagan mesin-pekerja ini berguna untuk menggambarkan segmen-segmen dari suatu daur kerja dimana peralatan dan operatorsangat sibuk dan menganggur. Tujuannya adalah seberapa banyak mesin atau peralatan yang dapat dikendalikan oleh seorang operator.
• Studi Gerak dan Waktu

Tehnik – tehnik Analisis Jabatan
1. Tehnik yang berfokus pekerjaan (jabatan), antara lain:
a. Functional Job Analysis (FJA) – merupakan item untuk mendisain dimensi-dimensi aktivitas pekerjaan dan metode mengukur tingkat aktivitas pelaksanaannya. Jadi FJA mengasumsikan bahwa masing-masing jabatan terdiri atas fungsi-fungsi tertentu yang harus dikerjakan. secara khusus , fungsi-fungsi suatu pekerjaan dikategorikan ke dalam 3 (tiga) kategori: (1) Data, (2) Orang, (3) Barang, adalah hirarkis dan ordinal, berlangsung dari yang kompleks ke yang sedrhana. Jadi, guna menentukan bahwa suatu fungsi khusus – misalnya, compiling data – mencerminkan persyaratan kerja adalah dengan mengatakan bahwa hal ini mencakup persyaratan fungsi yang lebih rendah, seperti pembandingan, dan mengabaikan persyaratan fungsi yang lebih tinggi, seperti menganalisis.
b. Management Position Description Questionaire (MPDQ) – khusus untuk jabatan manajerial – tehnik ini merupakan tehnik yang paling terstruktur.
c. The Hay plan – dilakukan dengan mewawancarai pelaksana. Informasi yang dikumpulkan dari wawancara tersebut adalah tujuan jabatan, dimensi-dimensi, sifat dan lingkup posisi, dan pertanggung-jawabannya.

2. Tehnik yang berfokus pada orang (pelaksana), antara lain:
a. Position Analysis Questionare (PAQ).
Kuesioner ini berorientasi pada pekerja. Kuesioner ini mencakup 194 tugas-tugas yang berbeda. Ke 194 elemen tersebut dikelompokkan ke dalam 6 divisi: (1) Information input; darimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang selanjutnya digunakan dalam pekerjaan mereka (35 elemen); (2) Mental Pro-sesse; alasan, keputusan, dan perencanaan apa saja yang terlibat dalam pekerjaan (14 elemen); (3) Work output; aktivitas fisik apa saja yang pekerja lakukan dan peralatan apa sa yang digunakan (49 elemen); (4) Relationship with other persons; hubungan yang bagaimana dan berhubungan dengan siapa saja (36 elemen); (5) Job context; dalam konteks fisik dan konteks sosial yang bagaimana (19 elemen); (6) lain-lain (41 elemen)
b. Critical incident Tehnique (CIT).
Tujuannya adalah menentukan tugas-tugas suatu jabatan yang penting (kritikal), yaitu tugas-tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh pekerja untuk mengarah pada kesuksesan suatu pekerjaan. Informasi yang berkenaan dengan tugas-tugas penting ini dihimpun melallui interview dengan pekerja, dengan penyelia, dan atau dari catatan-catatan yang dibuat oleh pekerja.
c. Guidelines-oriented Job Analysis (GOJA)
Memfokuskan perhatian pada analisis unsur-unsur pekerjaan yaitu komponen terkecil yang bisa diidentifikasikan dari sebuah pekerjaan. Metode ini digunakan menilai gerakan kecil guna mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang tidak efisien dari seorang karyawan atau kegiatan yang menyebabkan ketegangan yang tidak semestinya.

Diskripsi Jabatan
Memberikan informasi tentang tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu yang harus dilaksanakan secara tertulis. Format diskripsi jabatan atidak standard. Karenanya, setiap organisasi akan memilliki diskripsi jabatan yang berbeda-beda.
Sebagian besar jabatan terdiri dari tiga hal yaitu: (1) Job Title, (2) Job Identification, (3) Job Duties.

Job Title (nama atau jabatan sebutan pekerjaan) sangat penting karena memiliki pengaruh psikologik berkenaan dengan status seorang pekerja. Jika memungkinkan job title dapat mengidentifikasi macam pekerjaan yang harus dilakukan.

Job Identification (identifikasi pekerjaan), pada umumnya disusun setelah menetapkan job title. Job identification meliputi beberapa hal seperti lokasi (depasrtemen) pekerjaan/jabatan, kepada siapa pemangku jabatan bertanggung jawab, dan tanggal terakhir diskripsi jabatan direvisi. Kadang-kadang juga mencakup kategori gaji/upah, jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut, dan jumlah pekerja yang bekerja di departemen yang bersangkutan.

Job Duties (tugas pekerjaan), adalah pernyataan-pernyataan yang menyebutkan tugas-tugas yang harus diemban yang biasanya diurutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. Pernyataan-pernyataan tersebut harus mengindikasikan bobot atau nilai masing-masing tugas. Biasanya, walaupun tidak selalu, bobot atau nilai ditunjukkan dengan proporsi waktu yang dibutuhkan.
Spesifikasi jabatan kadang dibuat menjadi satu dengan diskripsi jabatan. Jika demikian, maka spesifikasi jabatan dibuat sebagai suatu kesimpulan diskripsi jabatan tersebut.
Dalam banyak cara, uraian tugas berperan sebagai bagian dari kontrak tertulis yang mengatur hubungan kerja (employment relationship). Para karyawan menggunakan uraian tugas sebagai pedoman perilaku mereka, mengarahkan energi mereka pada aspek-aspek pekerjaan yang tampaknya paling paling penting. Para supervisor menggunakan uraian tugas dalam mengevaluasi kinerja dan memberikan umpan balik. Oleh karena itu, suatu uraian tugas perlu mewakili gambaran yang lengkap, antara lain:

 Job Title (nama atau sebutan pekerjaan) mendefinisikan suatu kelompok posisi yang dapat saling dipertukarkan (identik) sesuai tugas-tugas penting mereka. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dengan 50 asisten akuntansi memiliki 50 posisi (jabatan) Akuntansi, namun mungkin memiliki kurang dari lima tugas kerja yang dapat dilihat. Job Title dapat memberdayakan jika tidak dikaitkan secara tepat dengan tugas kerja, yang akibatnya akan menciptakan masalah bagi perusahaan. Sebagai contoh, jika pekerjaan dalam berbagai departemen secara keliru menggunakan nama (title) yang sama tetapi pada kenyataannya melibatkan tugas yang berbeda, si karyawan mungkin suatu saat dipindahkan bsecara tidak tepat ke pekerjaan yang tidak bisa dilakukannya.
 Departemen atau divisi menunjukkan letak pekerjaan dalam perusahaan.
 Tanggal analisis pekerjaan menunjukkan kapan uraian tugas disiapkan dan apakah harus diperbarui. Suatu uraian tugas yang didasarkan pada pada analisis jabatan yang dilakukan mendahului perubahan besar apapun dalam pekerjaan, tidak banyak membawa manfaat.
 Ringkasan tugas (job summary), merupakan abstraksi dari pekerjaan, dapat digunakan dalam penempatan karyawan (job posting), iklan lowongan pekerjaan, dan survey gaji.
 Supervisi menjalankan tugas dan mengidentifikasikan hubungan pelaporan. Jika supervisi bertugas, kewajiban yang terkait dengan supervisi tersebut harus diperinci menurut pekerjaan yang dilakukan.
 Pelaksanaan kerja mengidentikasikan pekerjaan dan menggaris bawahi tugas pokok yang membentuk suatu pekerjaan. Tugas (task) merupakan sesuatu yang dilakukan oleh karyawan atau tindakan yang diambil untuk menghasilkan produk atau jasa. Kewajiban (duties) adalah sekumpulan tugas yang selalu berulang dan tidak dianggap remeh. Untuk keperluan informasi yang maksimal, kewajiban harus diperingatkan menurut waktu yang dipakai serta priorotas kepentingannya; kewajiban mungkin hanya memerlukan sedikit waktu utnuk menyelesaikannya, namun sangat penting bagi keberhasilan pekerjaan.